Trocar de contador pode ser uma decisão desafiadora, mas necessária. A antiga ideia de que temos que manter o escritório que abriu o nosso CNPJ já não faz mais sentido. Além disso, continuar com um profissional que não atenda às expectativas da empresa pode ser arriscado.
No entanto, mudar de escritório exige atenção. Afinal de contas, a contabilidade é um dos setores mais importantes de um negócio. É preciso saber o momento certo de parar e também sobre como contratar um novo serviço.
Neste conteúdo, você verá dicas de como trocar de contador e fazer a transição da melhor forma possível.
Por que trocar de contador?
Trocar de contador é a ponta do iceberg, pois antes de tomar essa decisão, o empresário teve que pensar muito e pesar os prós e os contras. Geralmente, o dono de um negócio procura um novo escritório de contabilidade por motivos relacionados à qualidade do atendimento e às soluções alinhadas às propostas da empresa.
Por exemplo, o contador atual pode estar desrespeitando prazos, agindo com falta de clareza, cobrando um valor acima do mercado ou ainda colocando a empresa em risco frente ao Fisco.
Mas também pode ocorrer de o contador atual não estar mais alinhado com o propósito da empresa. Por exemplo, a empresa está modernizando e digitalizando os serviços, ao passo que o escritório mantém o atendimento presencial e os documentos físicos.
Por conta desse desalinhamento cultural e de expectativas, o empresário busca trocar de contador. Entretanto, essa mudança não precisa ser turbulenta.
Principais passos da transição
Rescindir um contrato com um escritório de contabilidade para contratar outra empresa contábil é possível. Não existe nenhum impedimento legal. Antigamente, nos tempos do “guarda-livros”, os empresários tinham receio de trocar de contador, pois acreditavam que os dados seriam violados, já que o contador tem um verdadeiro raio-x da empresa.
Porém, à medida que o atendimento não é mais satisfatório, o empresário pode migrar para outro contador. Essa decisão deve ser bem embasada e seguir alguns passos, como:
1 – Revise o contrato atual
O primeiro passo é revisar o contrato atual entre a empresa e o contador. O que dizem as cláusulas sobre o distrato? Há multas a serem pagas? Quais as garantias dadas ao cliente?
Em suma, você deve se certificar de que este processo está expresso no seu contrato de prestação de serviços. Se houver multa por distrato, por exemplo, é bom avaliar o melhor momento de fazer a rescisão.
2 – Comunique oficialmente o contador atual
Preste atenção ao que o contrato diz sobre o distrato. Geralmente, ele dita qual é o prazo de comunicação prévia do fim do contrato.
Porém, se não houver nenhuma informação, é de praxe que você comunique o prestador de serviço com um mês de antecedência. Portanto, chegado este momento, mande um e-mail ao contador comunicando a sua decisão. O conteúdo do e-mail pode ser simples, mas desde que seja bem claro e objetivo. Veja um exemplo a seguir.
Assunto: Agradecimento e transição de serviços
Prezado [nome do contador],
Gostaríamos de agradecer sinceramente pela parceria e pelo suporte que você e sua equipe nos ofereceram até aqui. Seu trabalho foi essencial para nossa empresa, e somos muito gratos por isso.
Devido a uma reformulação nos nossos serviços, decidimos contratar um novo contador para essa nova fase. Portanto, nosso compromisso fica estabelecido até o dia [colocar a data definida]. Pedimos, por gentileza, que nos envie os dados e senhas necessários para a transição.
Agradecemos novamente e desejamos muito sucesso nos seus próximos projetos.
Atenciosamente,
[Seu Nome]
[Nome da Empresa]
3 – Busque um novo escritório contábil
Paralelamente à decisão da rescisão do contrato, você já precisa procurar um novo contador. Nesse sentido, pesquise os serviços. Se quiser um contador tradicional, procure alguém da sua cidade. Mas se optar por um atendimento remoto, busque na internet quais são os mais indicados.
A dica é fazer uma lista com cerca de 10 potenciais parceiros e, a partir disso, fazer uma reunião com cada um deles para identificar o serviço com melhor custo-benefício. Analise os seguintes critérios: preço, disponibilidade, rapidez no atendimento, alinhamento com a sua área ou porte, capacidade técnica, uso de recursos tecnológicos, entre outros.
Como você viu, não se trata apenas de verificar o valor da mensalidade. É preciso entender se o contador presta um serviço consultivo e diferenciado, pronto para fazer sua empresa evoluir.
4 – Converse com o novo contador e esclareça seu perfil
A partir da escolha do novo escritório de contabilidade, marque uma conversa mais ampla com o seu futuro contador. O objetivo é colocar as cartas na mesa, fazendo com que o novo contador entenda melhor seu mercado, identifique seu perfil, suas principais dores e todos os detalhes que cercam a estrutura financeira, contábil e fiscal da sua empresa.
Desse modo, você pode avaliar, com a ajuda do seu contador, se mantém o mesmo regime tributário e tipo de empresa.
5 – Assine o contrato com o conhecimento de todas as cláusulas
Assine o novo contrato com o escritório de contabilidade tendo ciência de todas as cláusulas, como prazo de contrato, valor mensal, serviços inclusos, multa por rescisão, entre outras informações.
Revise as suas obrigações e as responsabilidades do novo contador para que não paire nenhuma dúvida no ar quando a empresa realmente iniciar os serviços.
6 – Certifique-se do atendimento online
Mesmo supondo que você contrate um serviço local, considere os serviços remotos que este escritório de contabilidade escolhido presta aos seus clientes. Isso porque, como muitos protocolos são digitais, é interessante que o envio das informações ao seu contador também seja via internet.
Desse modo, você reduzirá o tempo, pois o envio das informações nos sistemas da Receita Federal é digitalizado, e também ganhará maior precisão, pois as informações são automatizadas.
7 – Acompanhe a transição
Você está terceirizando sua contabilidade, mas isso não quer dizer que possa “delargar” este serviço. Isso porque, como falamos no início deste artigo, a contabilidade é essencial em qualquer negócio. Além disso, se você não é MEI (Microempreendedor Individual), você tem a obrigação de contratar um escritório de contabilidade.
O acompanhamento deve ser feito, inclusive, no período de transição. Certifique-se de que o antigo contador está repassando todas as informações necessárias para o novo escritório, como documentos, logins e senhas.
Qual é o melhor momento para trocar de contador
Não existe um período ideal para trocar de contador. Essa ruptura pode se dar em qualquer mês do ano, basta que o cliente, que é você, não se sinta mais confortável com o atual prestador do serviço.
Mas é interessante que a substituição seja concretizada no final do mês ou no final do ano, a fim de aproveitar a mudança do ano-exercício. Isso porque você pode iniciar um novo mês ou um novo ano com tudo renovado. Além disso, essa escolha facilita até mesmo a organização do pagamento do novo escritório.
Escolher uma contabilidade tradicional ou digital?
A contabilidade tradicional e a contabilidade digital ou online atenderão às necessidades da sua empresa. Entretanto, há algumas diferenças que você pode levar em consideração antes de bater o martelo.
Ao contratar uma contabilidade tradicional, você terá atendimento presencial e documentos em papel, em sua maioria de serviços, com exceção dos atendimentos que já têm protocolo digital nos órgãos responsáveis.
Além disso, a contabilidade tradicional tende a ser mais cara, pois o escritório mantém equipes presenciais, imóvel e custos adicionais, como condomínio, água, luz e internet.
Já a contabilidade digital possui atendimento online, via WhatsApp ou e-mail. O custo é reduzido, sendo ideal para empresas de pequeno porte. A estrutura é baseada em serviços digitalizados, o que otimiza o tempo e aumenta a precisão dos resultados.
Conclusão
Escolher um novo serviço de contabilidade é um processo que deve ser acompanhado de muita reflexão. Além de pedir referências em sua rede de contatos, saiba como identificar um escritório que possa atender suas necessidades.
Uma das dores das empresas é a busca por agilidade nos serviços e o uso de recursos tecnológicos. Nesse sentido, o escritório Seu Contador Digital (SCD) é a solução para pequenas e médias empresas que desejam crescer de forma saudável, com a contabilidade em dia.
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