A contabilidade online é uma aliada das empresas em quesito organização. Isso porque os processos digitais facilitam o armazenamento de dados que podem ser consultados com facilidade. Com processos mais claros e de amplo entendimento por todos da equipe, a empresa tende a trabalhar com mais fluidez e eficiência.
Por isso, neste artigo, confira 5 dicas de como manter as finanças da sua empresa organizadas para enfrentar qualquer cenário. Afinal de contas, a organização é típica de uma cultura empresarial que valoriza a gestão de processos, favorecendo a previsibilidade e a conformidade.
Como a contabilidade online favorece uma cultura organizada?
Todos sabemos que foco e organização são importantes para as empresas que querem manter seus resultados positivos e ainda crescer em número de clientes e em faturamento. E quando se trata de finanças, essa cultura é ainda mais valiosa.
Já imaginou perder prazos e receber uma multa pesada? Ou ainda deixar de receber um desconto porque simplesmente esqueceu um processo importante na prestação de contas?
Com um cronograma do que fazer e de como fazer, as equipes financeira e fiscal da sua empresa poderão ter mais sucesso na rotina de trabalho. Mas para isso é imprescindível contar com um serviço de contabilidade (próprio ou terceirizado) que adote processos digitais, substituindo os trabalhos manuais pela eficiência de softwares e aplicativos que auxiliam o dia a dia nos escritórios.
Pensando nisso, veja a seguir 5 dicas de como ter uma boa organização financeira, fiscal e tributária com a ajuda da contabilidade online.
1 – Utilize softwares de contabilidade online para automatizar processos financeiros
Processos financeiros podem ser complexos e demorados. Mas com softwares específicos, você pode fazer mais em menos tempo. Isso porque basta preencher algumas informações, uma única vez, para que os programas armazenem os dados da sua empresa e possam utilizá-los em outros processos semelhantes. Uma simples planilha do Excel, por exemplo, tem mais funcionalidades que um cronograma escrito à mão. Há muitas opções gratuitas e pagas no mercado, mas é importante conversar com seu contador para ver qual é a melhor opção.
2 – Categorize todas as despesas e receitas regularmente
Outra forma de organizar as finanças empresariais com contabilidade online é categorizar as despesas e receitas com regularidade. Dessa forma, a liderança do setor tem uma visão mais clara das finanças e pode acessar facilmente aquilo que está saindo da média e pode ser ajustado. Sem uma gestão organizada das entradas e saídas, fica mais difícil para o gestor encontrar os gaps das finanças e, assim, poder agir com proatividade.
3 – Faça reconciliações bancárias mensais para evitar inconsistências
Os extratos da sua agência bancária e os registros contábeis devem bater todos os meses. Afinal, a fonte da informação deve ser a mesma e, por isso, é natural que os números coincidam. Entretanto, esse acompanhamento, embora pareça simples, pode ser complexo se o contador ou responsável não contar com a ajuda de softwares específicos. Os registros manuais podem conter erros que levam todo o sistema a apresentar incorreções. Por isso, é fundamental fazer esse monitoramento mensal.
4 – Acompanhe relatórios financeiros em tempo real para a tomada de decisão
Com a contabilidade online é possível acompanhar os relatórios financeiros em tempo real. As informações podem ser atualizadas por softwares com diversas funcionalidades, como notificações de atualizações via e-mail ou aplicativo. Portanto, o empresário consegue acompanhar tudo o que está acontecendo na área financeira da sua empresa, estando ele no escritório, no aeroporto ou numa reunião externa. Com soluções em nuvem, a consulta fica facilitada, e a tomada de decisões vira um processo mais simples.
5 – Mantenha documentos fiscais digitalizados e armazenados na nuvem
A quinta e última dica para manter as finanças empresariais organizadas com a contabilidade online é manter os documentos fiscais digitalizados e armazenados em nuvem. Dessa forma, é mais fácil consultá-los se houver necessidade. Além disso, se houver alguma inconsistência apresentada, o documento em questão é facilmente localizado com a contabilidade online, pois ela ajuda a organizar o setor como um todo.
Quando e como contratar uma contabilidade online?
A contabilidade online pode ser contratada em qualquer momento do estágio de vida da sua empresa, seja na abertura do CNPJ, na substituição da contabilidade tradicional ou no encerramento das atividades.
Além disso, não é preciso esperar a empresa crescer para contratar um serviço como esse. Até mesmo quem é MEI (Microempreendedor Individual) e não precisa de um serviço contábil, segundo a legislação, pode contar com a assessoria contábil especializada. Quanto mais organizadas forem as finanças, melhor será a gestão.
Para contratar um escritório de contabilidade digital, é importante pesquisar o mercado. Basta fazer uma simples busca no Google que você irá encontrar muitas empresas. No entanto, é importante avaliar custo-benefício, depoimentos de clientes que já foram atendidos, preços e planos oferecidos.
Marque uma demonstração e busque identificar o nível de atenção recebido, o entendimento da empresa sobre as suas necessidades, a disponibilidade e a capacidade de entrega de resultados. Geralmente, a comunicação cotidiana se dá por WhatsApp ou e-mail. Podem também ocorrer encontros presenciais, dependendo da localização.
Conclusão
Portanto, com essas 5 dicas, a organização das finanças da empresa vai ajudar o gestor a tomar decisões pautadas nos dados do seu próprio negócio. Também é possível ajustar o percurso e traçar novos caminhos diante dos problemas levantados no decorrer do monitoramento.
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