A automação contábil é uma evolução natural dos serviços de contabilidade. A tecnologia está presente em todas as áreas e, com a área contábil, não seria diferente. Mas como investir nesse recurso para ter menos erros e mais eficiência na sua empresa? Confira neste conteúdo.
É importante entender as diferenças entre a contabilidade tradicional e a nova contabilidade digital, que é baseada na automação contábil. Além disso, é interessante entender o momento que a sua empresa está vivendo e o perfil dos seus clientes.
Em resumo, é necessário fazer um bom planejamento antes de implantar serviços digitais. Porém, é ainda mais importante compreender os ganhos que a sua equipe pode ter ao utilizar a digitalização.
O que é automação contábil?
A automação contábil é o uso de recursos tecnológicos nos processos rotineiros dos serviços contábeis de uma empresa. Usam-se sites, aplicativos e programas de computador com o objetivo de agilizar processos, reduzir erros e aumentar a eficiência do setor.
Portanto, a contabilidade digital usa recursos de automação contábil para garantir maior agilidade aos serviços, prezando sempre pela exatidão e qualidade.
Quais as vantagens da automação contábil?
Ao digitalizar os serviços contábeis, os empresários e equipes encontram várias vantagens, como as que serão apresentadas a seguir.
Otimização do tempo
O tempo gasto com atividades manuais é substituído pelo manuseio rápido dos softwares. Com isso, é possível se dedicar a ações mais estratégicas para a melhoria dos outros processos da empresa.
- Exatidão nos resultados
Com o uso de automação contábil, pode-se ficar tranquilo com a exatidão dos resultados. Isso porque a chance de erros humanos, na escrita de um número incorreto, por exemplo, reduz drasticamente.
- Processos continuam humanizados
A digitalização dos processos contábeis não significa que robôs vão substituir pessoas nos setores de contabilidade. Pelo contrário, a supervisão humana continua sendo fundamental para orquestrar todos os processos.
- Eficiência da empresa
Como resultado, a automação contábil aumenta a eficiência da empresa, pois os processos rotineiros tornam-se mais ágeis e com a garantia da precisão cirúrgica que os softwares de contabilidade nos entregam.
- Redução do uso de papel
As boas práticas de ESG (governança ambiental, social e corporativa) também são um resultado da digitalização, já que se reduz consideravelmente o uso de papel nos escritórios.
Qual é o momento de investir na automação contábil?
Você, empresário ou gestor contábil, pode estar pensando qual é o momento ideal para se investir na digitalização.
Na verdade, desde o momento zero da empresa já é possível investir em automação. Pode-se nascer digital, com o uso de uma contabilidade online, por exemplo.
Mesmo com poucos funcionários ou faturamento baixo, pode-se adotar a automação, já que ela acaba reduzindo despesas básicas do setor. E se a empresa estiver consolidada, aí sim é o momento de deixar de lado a contabilidade tradicional para inserir a digitalização visando a otimização dos processos e o aumento da eficiência.
Quando não usar a automação contábil?
Como você viu, qualquer empresa de qualquer porte e setor pode adotar a contabilidade digitalizada. No entanto, será que há casos em que ela não é indicada?
Tudo vai depender da cultura da sua empresa e do perfil dos seus clientes. Imagine, por exemplo, que você adota serviços tradicionais na sua empresa, com o uso predominante de processos manuais. Neste caso, a digitalização pode não ser bem absorvida e, assim, acabar não rendendo os frutos esperados.
Veja também o perfil dos seus clientes. São pessoas que já estão acostumadas a serviços digitais? Ou são do tipo de pessoa que prefere reunião presencial e assinar papéis diretamente no escritório?
Embora esses dois cenários possam parecer extintos, ainda é muito comum a cultura analógica, onde os processos manuais e o velho ‘olho no olho’ são práticas comuns.
Quais tipos de serviços podem ser digitalizados?
Existe uma gama de serviços que podem ser digitalizados dentro do contexto da automação contábil. Entre eles estão:
- Análise das demonstrações financeiras;
- Balancetes;
- Balanço Patrimonial;
- Balanço patrimonial;
- Demonstrativo do Fluxo de Caixa;
- DRE (Demonstrativo do Resultado do Exercício);
- Envio de comunicados;
- Escrituração de livros fiscais;
- Lucros e prejuízos acumulados.
Mas é claro que os serviços a serem digitalizados vão depender do planejamento de cada escritório. Afinal, isso pode ser totalmente adaptável e flexível.
Dicas de programas
Se você está interessado em adotar a automação na sua equipe contábil, veja algumas dicas de programas e aplicativos que podem ser usados:
- Autentique: facilita e agiliza a assinatura de documentos com versões de contratos online;
- Chat GPT: auxilia no gerenciamento de atividades e na produção de textos para e-mails e outros comunicados.
- Google Workspace: o combo de ferramentas permite a produção de textos, planilhas e apresentações;
- Slack: permite a comunicação oficial no time, evitando misturar com mensagens pessoais do WhatsApp, por exemplo;
- Trello: para gerenciamento da equipe e a distribuição de tarefas.
Conclusão
A automação contábil, de fato, reduz erros e aumenta a eficiência da sua empresa. Seja de forma terceirizada ou própria, a contabilidade automatizada pode oferecer muitas vantagens que se refletem na empresa e nos clientes atendidos.
A contabilidade online oferecida por escritórios como o Seu Contador Digital (SCD) reúne os principais softwares para atender à sua empresa, sempre primando pela qualidade dos processos e o atendimento às normas brasileiras.
Além disso, é possível atender clientes de todo o Brasil, desde MEIs até grandes empresas. Devido ao sistema adotado, os preços são mais atrativos, e o atendimento é agilizado via videochamada, e-mail e WhatsApp.
Quer saber mais? Fale conosco por meio do site do SCD.